(Методичка для руководителя)
Новосибирск называют столицей Сибири. А Франкфурт-на -Майне столицей Германии не называют, лишь крупнейшим городом федеральной земли Гессен. И по количеству жителей (660 000) Франкфурт Новосибирску проигрывает. К чему это я? К тому, что моя знакомая именно в этом немецком городе имеет собственное агентство по проведению различных презентаций и рекламных акций. И в штате у нее работает не много ни мало 200 (!) сотрудников, которых нынче называют модным словом «креэйтер». Понятно, что Франкфурт-на-Майне — крупнейший финансовый, торговый и выставочный центр. И выставки и презентации проводятся там с другим размахом и на другие деньги. Но все-таки…
Немного ликбеза
Презентация — с латинского представление. Это может быть представление самого себя любимого, нового продукта, идеи, выставки, магазина и т.д. Чаще всего нас приглашают на различные презентации нового товара, услуги, технологии. Реже на презентации магазинов, фирм, новых филиалов. Хорошо, если мы гости. А, если нужно все организовывать самому? Или как чаще у нас бывает препоручить отделу рекламы, маркетинга? Хотя последние здесь причем? — Ну а кто еще? — возмутится руководитель. И будет не прав. Презентация, как и всякий инструментарий для выполнения какой-то конкретной задачи, не терпит непрофессионалов. Здесь нужна специальная подготовка и даже талант. Тот самый creative` ный, который требует нестандартных подходов и некоторых навыков.
Презентация магазина, фирмы, филиала
Дело очень непростое. Надо забыть, что есть Лена в отделе маркетинга, которая «кажется пишет стихи», а Вова в отделе рекламы «кажется поет». Оставьте это для тех фирм, кто, называя себя крутой фирмой, живет взглядами председателя колхоза «100 лет без урожая». Что должен сделать руководитель?
· Определиться с бюджетом, который он готов истратить на праздник. Минимум, средняя цена и по-крутому.
· Определиться с исполнителями. Кто, какое агентство может профессионально сделать эту работу. · Создавать эксклюзив или воспользоваться уже готовыми вариантами
· Задействовать сотрудников или нет
· Дарить ли особые (запоминающиеся подарки)
· Кого приглашать в гости
· Будет ли это праздник только сотрудников или и их семей тоже
· Будет ли продолжение праздника, фуршет-банкет?
· Кто отвечает за окончание праздничных торжеств?
Как правило, по крайней мере в Новосибирске, руководителям хочется и праздник провести, и денег сэкономить. На чем нельзя экономить, если вы все-таки решили не приглашать агентство.
· На написании эксклюзивного сценария. Это, прежде всего, ваш праздник, вашей фирмы, которая имеет минимум 5-10 отличий от конкурентов. Эти отличия надо обязательно подчеркнуть. Расскажите об этом так, чтобы гости их запомнили. Лучше в стихах, с песнями, с шуточными отступлениями. Знайте, минимальная цена за добротный сценарий начинается с 200 долларов, за 1000 рублей вам напишут лишь выпускники культпросветучилища.
· Нельзя экономить на музыкальном сопровождении, как у нас говорят, «на дискотеке». То есть должны быть профессионалы ребята с хорошей аппаратурой, с набором мини и прочих дисков, чтобы вовремя звучали музыкальные отбивки, вставки. Спрашивайте сразу про радиомикрофоны (Минимум два). Здесь цены договорные, но не надейтесь, что найдете дешевле, чем за 100 долларов.
· Нельзя экономить на ведущих. Иначе даже гениальный сценарий можно просто загубить. Проще пригласить актеров, они всегда рады подработке. Цены также от 100 долларов за вечер в зависимости от объемов работы.
· Не экономьте на подарках. Для VIP — клиентов желательны личностные подарки, такие которые они никогда не смогут положить далеко в ящик. Это значит, что нужны какие-то специально подготовленные благодарственные письма, поздравления, лучше в стихах, где будут отражены характерные черты человека, его положительные стороны и т.д. Хорошо поработает сценарист, значит вы увидите свои подарки в самых видных углах кабинетов своих клиентов.
· Не экономьте на украшении места, где будет проходить праздник. Но не делайте как все! Если шары — то нестандартные композиции!
Только по этим нескольким пунктам видно, что обыкновенному коллективу, хоть и обладающему талантами всех направлений, с этой задачей в комплексе не справится, я не упоминала, что могут быть вставные костюмированные номера, программа для детей сотрудников и гостей, много мелких аспектов, из которых и состоит сам праздник.
Например, типовой праздник (презентация) может включать: торжественную церемонию открытия, развлекательный нон-стоп, базирующийся целиком на «производственной» тематике, детский праздник с переодеваниями и капустником для родителей и в честь родителей, (почему-то новосибирцы не любят этот пункт, хотя поздравления детей всегда вызывают умильную слезу взрослых), конкурсы для всех, угощение. Возможен фейерверк или запуск шаров, символизирующих открытие нового магазина, филиала и т.д.
NOTA BENE!
Необходимо придумать важный повод для презентации и очень хитро обозвать событие. Торгуете керамической плиткой от Версаче, обзовитесь «Вечеринкой от Версаче». Открывая новый отдел парфюмерии, схитрите, назвав событие «Коко Шанель советует..» или что-то в этом роде. Как лучше, вам подскажут профессионалы. Обязательно пошлите вашим гостям приглашения с четко выверенным текстом, чтобы они не смогли отказаться от участия.
Много есть хитростей для заманивания гостей, но пусть они останутся знаниями профессионалов этого бизнеса. И главное — не торопите событие, не делайте ничего наспех! И не мешайте организаторам вашего праздника!
Все мы поем и пляшем, но не все почему-то работаем при филармониях.
Деловая презентация или рекомендации на каждый день
Успех в деловом мире во многом зависит от умения убеждать, преподносить окружающим товары, идеи и самих себя.
Ежедневные презентации стали неотъемлимой частью нашей деловой жизни. Если в презентациях один — на — один мы как-то умудряемся справляться, то групповые коммуникации нередко вызывают проблемы. Как сказал сэр Джорж Джессел (Sir George Jessel): «Человеческий ум начинает работать в момент рождения и не прекращает работу до тех пор, пока вы не начали говорить для публики».
К счастью, теория презентации развита достаточно хорошо, многому можно научиться на практике, обладая хотя бы минимальным коммуникативным талантом. К тому же огромный выбор разнообразного презентационного оборудование улучшает процесс группового общения, помогая нивелировать отсутствие лекторских навыков. Что является основным при подготовке рабочей презентации? Например, нужно рассказать о новом высокотехнологичном продукте, учитывая, что в зале будут сидеть специалисты не только этого профиля, но и простые менеджеры, дело которых понять суть и научиться классно продавать предлагаемое.
С чего начать?
· С определения целевой группы. Для кого и зачем вы все это делаете?
· Набросайте структуру будущей презентации: введение, основанная часть, заключение и выводы
· Проговорите всю презентацию вслух. Первый раз по порядку, а второй с конца. Выводы — самое главное. Так может быть и нужно начать с последнего слайда?
· Рассказывайте простым языком, четко излагая суть
· Не заглядывайте в записи!
· Не бубните!
· Не одевайтесь слишком ярко!
· Выучите несколько шуток, способных расшевелить аудиторию!
· Слайд должен находиться на экране не менее 10 и не более 100 секунд.
· Используйте презентационное оборудование на выбор: слайд-проекторы, видеопроекторы, переносные компьютеры, ЖК панели, видео, мультимедиа, звук, лазерные указки, оверхеды, принтеры. Выбирайте презентационные инструменты в соответствие с используемыми выразительными приемами и помещением, в котором состоится выступление.
· Подготовьте раздаточный материал, в котором содержится подробная информация по теме доклада.
· Забудьте про страх! Выйдите на минутку за дверь, закройте глаза и представьте людей, сидящих в первом ряду, голыми или в нижнем белье Обычно это помогает.
· Выберите двух или трех наиболее понравившихся вам слушателей и докладывайте только им
· Следите за слушателями, а не за своим компьютером
· Используйте своих знакомых, находящихся в зале. «Как говорит мой коллега Н., а он большой знаток в этом вопросе…
· Открыто смотрите на аудиторию. Вы — лидер!
· Отвечайте на вопросы из зала в конце выступления.
· Докладывайте с энтузиазмом, вы любите то, о чем вы рассказываете.
· Обращайтесь к залу во втором лице, это позволит управлять вниманием аудитории. Говорите: «Как участник, вы будете удовлетворены», — вместо,- «участники будут удовлетворены».
· Цитируйте авторитеты
· Не бойтесь ссылаться на свой личный опыт, показывайте, что вы абсолютно откровенны со слушателями. Вы такой же, как они!
· Не сбивайтесь с мысли!
· В конце поблагодарите собравшихся!
· Оставьте свои координаты!
И в итоге, как советует Энтони Джей, еще раз наметьте КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ
1. Определите конкретную цель презентации одним предложением.
2. Определитесь относительно аудитории.
3. Установите, какое впечатление вы хотели бы в итоге оставить у аудитории.
4. Решите, какие разделы включить в презентацию и каково назначение каждого раздела.
5. Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время и определяя выступающего.
6. Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию.
7. Подумайте о вступлении, которое бы сразу завоевало аудиторию.
8. Используйте такие приемы, как «вопрос — ответ», чтобы заинтересовать слушателей и пробудить в них желание слушать вас.
9. Если это имеет значение, определитесь с величиной аудитории и решите, кого пригласить.
10. Решите, где проводить презентацию.
Темы для размышлений
1. Были ли вы когда-нибудь на презентации, где вы не ощущали никакой связи с ведущим? Можете ли вы объяснить, почему?
2. Какая презентация из посещенных вами была самой лучшей? Почему она была так хороша?
3. Сколько вступлений к презентациям вы запомнили? Что сделало их такими запоминающимися?
4. За какой промежуток времени у вас формируется мнение о ведущем?
5. Как бы вы количественно выразили эффективность своих презентаций?
Генеральный директор Конторы «Маэстро, туш!»
Наталья Берязева
kontora@maestrotush.ru