Одной из задач PR-специалиста является организация деловых мероприятий – пресс-конференций и презентаций. Для этого необходимо, как минимум, выбрать место – пресс-площадку, которая должна быть удобной для журналистов и ньюсмейкеров и оптимальной по затратам для организаторов.
Основные критерии, по которым сотрудники пресс-служб выбирают место для организации пресс-мероприятия, – раскрученность площадки, вместимость зала, территориальная расположенность, наличие парковки, возможность организации фуршета, наличие мультимедийной аппаратуры.
Для коллег-журналистов важно, чтобы ньюсмейкер был доступен, то есть дорога на мероприятие не должна отнимать у них более получаса. Ведь «в тьму-таракань никто не поедет, какой бы интересной новость не была», признаются коллеги. Для съемочных группы с ТВ важно также наличие парковки, так как они приезжают на служебном транспорте.
Самой известной в среде новосибирских журналистов площадкой является пресс-центр информационного агентства «Интерфакс-Сибирь». Эта пресс-площадка расположена в здании областного Совета депутатов в пяти минутах ходьбы от станции метро Октябрьская. Основные преимущества «Интерфакса» – большая удобная парковка и близость к станции метро. Оборудование пресс-центра включает аудиоаппаратуру для усиления звука и работы с диктофонами, экран и проектор для демонстрации презентаций, подиум для установки телекамер.
В зале установлена система климат-контроля и специальное освещение для проведения видео- и фотосъемок. Зал вмещает до 40 человек. Стандартный пакет услуг по подготовке, организации и проведению пресс-конференций включает: помощь ньюсмейкерам в формулировании темы мероприятия, выбор даты и времени проведения пресс-конференции; подготовка анонса, размещение анонса на сайте и в информационной ленте агентства «Интерфакс-Сибирь»; приглашение и аккредитация журналистов; предоставление конференц-зала.
Стоимость проведения часовой пресс-конференции от 30 тыс. руб. Экран и видеопроектор оплачиваются отдельно (стоимость 4 тыс. руб.). В качестве дополнительных услуг агентство предоставляет аудиозапись пресс-конференции, фотосъемку. Для организации фуршета или кофе-брейка приглашается кейтеринговая компания. Клиентам, сотрудничающим с информагентством, предоставляются скидки на услуги.
Для нюьсмейкеров площадка, по словам журналиста «Интерфакса» Юлии Пастуховой, интересна тем, что агентство по итогам мероприятия подготовит, как минимум, новость в ленту. «Новость может стать информационным поводом для сотрудников СМИ, что повышает вероятность появления публикаций по итогам пресс-конференции в газетах и журналах города», – полагает Ю. Пастухова.
Второй по раскрученности пресс-площадкой, специализирующейся на экономике, является пресс-центр журнала «Эксперт-Сибирь». Отметим, что площадка «Эксперта» самая вместительная, в зале предусмотрены места для 100 человек. Расположен пресс-центр тоже удачно – в центре города, в здании бизнес-центра «На Державина». Расстояние от метро 13 минут. Минус площадки – ограниченное число парковочных мест.
Пресс-центр оборудован профессиональным звуком и безбликовым светом. Стационарные микрофоны и динамики обеспечивают качественный звук. Из проекционного оборудования в зале имеются плазменные панели, два комплекта проектор-экранов. Встроенная камера записывает все, что происходит на авансцене (от одного экрана до второго включительно). Демонстрация презентаций происходит через подключение ноутбука, установленного в зале. Для видеооператоров есть необходимая разводка: возможно одновременное подключение 10 телекамер.
В зале установлена система кондиционирования и вентиляции. Есть отдельная зона для кофе-брейка или фуршета. Стоимость трехчасовой аренды зала составляет 20 тыс. руб. В эту сумму входит публикация по итогам мероприятия в журнале «Эксперт-Сибирь», размещение фотографий с мероприятия на сайте пресс-центра, услуги фотографа. Кофе-брейк и фуршет организуют сотрудники пресс-центра. Постоянным заказчикам и заказчикам, осуществляющим единичный заказ на сумму более 50 тыс руб., предоставляются скидки.
Пресс-центр «Комсомольская правда» появился на свет позже, чем площадки в «Интерфаксе» и «Эксперте», но тоже популярен у журналистов. Расположен он в бизнес-центре на Советской, 64. Это 10 минут от станции метро «Гагаринская». В пресс-центре имеется мобильный стол-трансформер, который позволяет организовать как круглый стол с числом участников до 25 человек, так и обычную пресс-конференцию с президиумом на 6 мест. Общая вместимость площадки до 60 человек.
Здесь регулярно проходят пресс-конференции и круглые столы для новосибирских и региональных СМИ на актуальные общественные, политические и экономические темы. По мнению хозяев площадки, итоги брифингов всегда имеют широкий резонанс. Проведение пресс-конференции на этой площадке стоит 12 тыс. руб. В нее входит анонсирование мероприятия, комплексное оповещение о мероприятии всех приглашенных и заинтересованных сторон, информационное оповещение СМИ, предварительная и окончательная аккредитация журналистов, размещение пресс-релиза, стенограммы, фото- и видеоотчета по итогам пресс-конференции на сайте пресс-центра.
После проведенной пресс-конференции проводится мониторинг материалов, вышедших по итогам мероприятия, отчет предоставляется заказчику. По желанию заказчика можно заказать фуршет на 25 человек, он обойдется в сумму 12 тыс. руб.
Новосибирский союз журналистов имеет собственный пресс-клуб НСЖ вместимостью 35 человек. В его стенах регулярно проводятся пресс-конференции, круглые столы и встречи «без галстука», участниками которых являются представители властных структур и бизнеса. Площадка располагается в 3 минутах от станции метро «Речной вокзал». Минус – необходимость преодолевать весьма оживленный перекресток на ул. Восход. Для видеооператоров есть возможность подключения 5-6 телекамер.
В зале установлена система кондиционирования и вентиляции. Зал оборудован плазменной панелью. Проведение пресс-конференции в пресс-клубе НСЖ стоит 10 тыс. руб., встречи «без галстуков» – 15 тыс. руб. В эту сумму входит подготовка и рассылка анонсирующего пресс-релиза, услуги модератора, аудиозапись, фотосъемка, подготовка и рассылка итогового пресс-релиза, размещение информации на сайте НСЖ, мониторинг СМИ по итогам пресс-конференции. Кофе-брейк и фуршет рассчитывается по отдельной смете согласно пожеланиям заказчика.
Самой молодой новосибирской пресс-площадкой является пресс-центр НГС, расположенный на ул. Ленина, в здании бывшей гостиницы напротив кинотеатра «Победа». Расстояние от станции метро «Площадь Ленина» – 5 минут. Зал рассчитан на 35 мест. Спикеры располагаются на авансцене со специально установленным президиумом. По периметру зала установлены колонки, возле которых журналисты могут оставить диктофоны для записи. Президиум оборудован профессиональными микрофонами.
Для телевизионных журналистов в пресс-центре оборудован постамент и предусмотрена специальная аппаратура, к которой оператор может подключить камеру, при этом протягивать микрофон от камеры к спикеру не нужно. Выступление спикеров сразу записываются на камеру без посторонних шумов. Для проведения презентаций предусмотрена плазменная панель. Комфортное пребывание в пресс-центре обеспечивают бесшумные кондиционеры. Стоимость проведения пресс-конференции в пресс-центре НГС начинается от 10 тыс. руб.
Сюда входит подготовка анонса, рассылка анонса по СМИ, размещение анонса с фотографией участника пресс-конференции на сайте в разделе ПРЕСС.НГС, рассылка анонса зарегистрированным пользователям ПРЕСС.НГС. В стоимость включены услуги модератора, работа фотографа, запись пресс-конференции. После мероприятия несколько фотографий и аудиозапись выкладывается на ПРЕСС.НГС. Оттуда информацию могут скачать и использовать при подготовке материалов журналисты.
Мы попросили коллег, у которых нет собственных пресс-площадок, оценить вышеупомянутые пресс-центры по 5-балльной шкале в параметрах парковки, звука, света, вместимости и удобства расположения. В опросе принимали участие: Марьяна Берязева, «Ведомости»; Елена Шкарубо «Метро-газета»; Яна Янушкевич, «Деловой квартал»; Михаил Периков, «Континент-Сибирь»; Ольга Ярославцева, Sibnet.ru.
«Только очень большие компании могут позволить себе не думать о месте проведения конференции. Акулы бизнеса с одинаковым успехом могут выбрать отель в 5 звезд или подвал – журналисты придут и напишут в любом случае. Остальным важно учитывать ряд моментов: удобство расположения (идеально – 5 минут от метро), емкость парковки, акустику в помещении, освещение, вместимость зала. Бывают ситуации, когда пресс-конференцию приходится проводить в достаточно удаленном месте, например, при открытии нового производства, склада. Тогда нужно организовать транспорт для участников», – замечает Я. Янушкевич.
У О. Ярославцевой имеется пожелание к модераторам площадок. Дистрибьюторы перестали существовать. Как писалось выше им даже для личного употребления товар отпускается по розничной цене. Т.е. бывший дистрибьютор стал теперь менеджером, который выдает клиентские карты (или оформляет виртуальные карты), но полностью отстранён от денежного потока. «Хочется, чтобы модераторы были более активными, заполняли возникшие паузы, задавали спикерам наводящие вопросы и следили за тем, чтобы на все вопросы были даны ответы», – говорит О. Ярославцева.
Журналистка Е. Шкарубо отмечает пресс-центр НГС как молодую перспективную площадку, пресс-клубу Новосибирского союза журналистов желает расширить площади, а всем площадкам одного – чтобы на них проходило как можно больше интересных мероприятий.
Михаил Докукин