О том, как на 24 квадратных метрах разместить восемь рабочих мест и еще оставить пространство для ведения переговоров, знают офисные оптимизаторы — те, кого не устраивает традиционное использование офисных помещений и которые стремятся выжать из своих площадей по максимуму.
Еще одной статьей оптимизации может стать организация работы по закупке канцелярии и расходных материалов. «Раньше мы выбирали мебель очень просто, — вспоминает руководитель одной из новосибирских дизайн-студий. — Приезжали в магазин, смотрели, что укладывается в бюджет, это и покупали».
Сегодня многие компании уже пришли к пониманию того, что не всегда можно добиться эффективного использования мебели, просто расставив ее. Офисная мебель — это не только столы и стулья определенного качества и дизайна, это прежде всего рабочий инструмент. Начальник отдела спецпроектов компании «Офисная мебель СОЛО» Антон Пинтусов утверждает, что в западном мире офис — это инструмент управления бизнесом, стратегический актив. «В нашей стране офис — это статья расходов, — объясняет Пинтусов.
— Отсюда и желание сэкономить в ущерб функции и качеству. В иностранных все намного более правильно — там топ-менеджеры вовлечены в процесс формирования офиса, специальный facility-менеджер координирует процесс, проводит тендер, организует взаимодействие между фирмой и проектировщиками». Архитектор-дизайнер агентства недвижимости DOKI (Москва) Ирина Смирнова рассказывает, что к оптимизации офисного пространства в компании подошли по американскому образцу. «Мы используем американский подход к оформлению пространства, — говорит Ирина Смирнова.
— Главная концепция — открытое пространство (open space office), в котором за счет мебели и перегородок формируется структура полезных площадей. Отдельные же кабинеты выделены некоторым директорам, финансовому департаменту, ИТ-департаменту. Кроме того, у нас есть конференц-зал и комнаты для переговоров». Сибирские компании тоже начинают более тщательно подходить к процессу планирования офисного пространства. Раньше других оптимизацией офисов занялись те предприниматели, которые поняли: грамотно распределив офисное пространство, можно существенно снизить издержки. «Многие компании стремятся получить максимальную выгоду из каждого вложенного в бизнес рубля и для этого занимаются оптимизацией финансовых потоков, налогов, зарплат, — рассказывает управляющий партнер кадрового агентства Business Connection Ильгиз Валинуров.
— При этом они совершенно забывают о том, на чем сидят (буквально) сотрудники — об оптимизации мебели, офисного пространства. На площади, где раньше работали четыре человека, после оптимизации у нас разместились семеро сотрудников. Мы все тщательно померили, поняли, что у нас много неиспользуемого пространства, заказали новую мебель и увеличили эффективность использования офиса почти в два раза». По словам Валинурова, никакого противодействия со стороны сотрудников по поводу «уплотнения» не было, наоборот, все были рады работать за новой стильной мебелью.
В томском офисе компании «ТриС» на 18 квадратных метрах умудрились разместить двух специалистов, секретаря на reception и организовать небольшой бар. «Между рабочими столами представителей стоит стеклянная перегородка, которая является и звукоизолятором, вся оргтехника размещена полукругом вокруг рабочего места секретаря, тем самым зонируя пространство стандартной комнаты, — делится с «КС« секретами уплотнения управляющая представительством Ольга Морозова, — а небольшую барную стойку со встроенным шкафчиком для посуды мы сделали на заказ».
«При дефиците офисных площадей главное — выделить несколько изолированных зон для встреч и переговоров, — считает руководитель по персоналу Сибирского регионального представительства компании «Торговые технологии« Олег Зибаров. — Пусть это будут просто стол и два стула, или два кресла, но размещенные так, чтобы переговоры не мешали работе других сотрудников». Помимо оптимизации пространства, кто-то в компании должен заниматься и такой, казалось бы, мелочью, как учет расхода и закупки канцелярских принадлежностей.
Принцип здесь один — канцелярии должно быть достаточно, но расходы на нее должны составлять от 0,3% до 1,5% от бюджета содержания офиса (данные консалтингового агентства Personal Development). Консультант по работе с персоналом Илья Обломов советует покупать бумагу из расчета на пару месяцев — бывают непредвиденные траты, а закупить нормальное количество быстро бывает невозможно, и работа может остановиться буквально из-за отсутствия мелочей — скрепок и папок.
«Если деньги заложены в следующем месяце — руководителю подразделения нужно тратить свои личные, потом отчитываться», — предлагает Обломов. Однако способ приобретения канцелярии через авансовые отчеты оптимален только для небольших компаний. «Конечно, в офисе, где работают до 50 человек, вряд ли имеет смысл вводить должность офис-менеджера, — считает консультант по работе с персоналом Марина Ануфриева.
— В таких офисах обязанности по составлению заявок и покупки необходимых канцелярских принадлежностей обычно выполняет секретарь. Но гораздо оптимальнее ввести систему авансовых отчетов, тогда секретарь не будет отвлекаться от исполнения своих прямых обязанностей, а сотрудники не будут находится в перманентном ожидании формирования заявки.
Единственное условие эффективности авансовых отчетов — должны быть приняты ограничения по сумме. Например, объявить в офисе, что сумма расходов на канцелярию не должна превышать 300 руб. в месяц на человека. А чтобы избежать ситуации, когда каждый бегает к принтеру со своим листочком бумаги, обязать всех «сдавать« по пачке бумаги на общее пользование». Кстати, по мнению Ануфриевой, примерно по такой схеме можно организовать и закупку хозяйственных и туалетных принадлежностей — средства для мытья посуды, мыло и так далее.
На первый взгляд, деятельность по организации системы авансовых отчетов может показаться излишне хлопотной. Но сегодня, по данным агентства АНКОР, зарплата офис-менеджера в среднем составляет от 10 до 15 тыс. руб., что достаточно ощутимо для ФОТ небольшой компании. «Так получилось, что сотрудник, отвечающий за обеспечение офиса, у нас неожиданно уволился, и мы тут же оказались без каких-то необходимых мелочей, — рассказывает управляющий партнер консалтингового агентства Personal Development Марк Трошин.
— Поиск нового кандидата затянулся, и мы начали все закупать сами. Через два месяца выяснилось, что расходы на обеспечение офиса у нас снизились почти в два раза — приобреталось только необходимое. Сегодня мы оплачиваем арендную плату, в которую входит уборка помещения, а чай, кофе, мыло, бумагу, карандаши и ручки закупаем по очереди, и это устраивает каждого из 37 членов коллектива».