Ничто не вечно под луной, и даже самые уютные офисы когда-то приходится покидать. Поводов множество: открытие новых компаний и филиалов, ребрендинг, просто ремонт или реорганизация. Медленно, но верно продолжается великое переселение офисных обитателей в новенькие бизнес-центры: повыше классом, поближе к центру или к целевой аудитории. Директора компаний готовы платить деньги за то, чтобы переехать в готовый офис быстро и с комфортом. В свою очередь компании, специализирующиеся на строительстве, дизайне, мебели и компьютерах, диверсифицируют услуги и готовят комплексные предложения по оборудованию офисов. С чего начать «Начинать проектировать надо с формулировки целей и задач. После этого станут ясны требования к офису, а для их реального воплощения лучше всего приглашать дизайнеров-проектировщиков, иных специалистов, оказывающих подобные услуги, или попытаться составить проект самостоятельно», — считает директор ООО «Наяда Новосибирск» Светлана Внучкова.
По словам начальника управления региональной сети УРСА Банка Алексея Фарафонтова, обустройство офиса начинается с понимания его назначения: корпоративный, розничный или универсальный. «Далее распределяем рабочие места: разделяем потоки движения клиентов, обособляем пространство для требующих тишины и спокойствия операций. Общая концепция зонирования подразумевает комфортное нахождение в офисе с учетом максимального разведения клиентопотока и оптимального распределения продуктовых предложений», — рассказал Алексей Фарафонтов. «Оптимально найти комплексного поставщика услуг, который обеспечит все этапы обустройства офиса. Это уменьшит трудозатраты, но может дать увеличение стоимости. Более реально выбрать двух–трех поставщиков, специализирующихся на решении конкретных задач (отделка, мебель, оборудование)», — полагает директор магазина «Кардинал» Ирина Волохович. Это упростит координацию, повысит качество и снизит стоимость услуг.
Архитектор-дизайнер Григорий Кужелев рекомендует начать с выбора архитектора. Последовательность сотрудничества заказчика с проектировщиком обычно такова: знакомство, обсуждение проекта, предпроектное исследование, подготовка технического задания, концептуальная проработка, подготовка вариантов, изготовление исполнительных чертежей и рабочей документации, авторский надзор. «Прохождение всех стадий работы в атмосфере доверия и взаимного уважения гарантирует создание комфортной рабочей среды», — уверен Григорий Кужелев. Кому доверить После определения функциональных зон и размещения рабочих мест Ирина Волохович советует привлечь системного интегратора. Такого, который сможет определить перечень коммутационного, компьютерного оборудования, кондиционеров и оргтехники; разработать системы безопасности и пожаротушения; сделать проект и монтаж коммутационной сети; произвести отделку, закупить и установить оборудование и мебель. «Для комплексной и индивидуальной комплектации офиса оптимальным является заключение долгосрочного сотрудничества с многопрофильным предприятием», — считает Волохович.
Если найти комплексного поставщика услуг не удается, на первый план выходит задача координации. Алексей Фарафонтов рассказал, что УРСА Банк пользуется услугами постоянных поставщиков как федерального, так и регионального уровня, выбор которых зависит от поставленных целей и задач. «Дизайн офиса всегда зависит от вкуса руководителя компании. Сегодня руководители часто обращаются за консультацией к профессиональным дизайнерам интерьеров. Следуя за модными тенденциями, прислушивайтесь к собственным ощущениям и выбирайте поставщика, предлагающего максимальный сервис», — рекомендует директор ООО «Планета мебели» Татьяна Корогодина. Зависимость от специфики «Оформление современного офиса зависит от специфики компании в основном функционально: например, в офисе рекрутинговой компании будет больше переговорных комнат. Стилевое решение обычно разрабатывается на основе брендбука», — полагает Светлана Внучкова. Татьяна Корогодина подчеркивает: «Несмотря на то что мебель стоит выбирать исходя из задач компании, на практике корпоративный стиль и дизайн интерьера чаще всего определяются вкусом руководителя. Независимо от отраслевой специфики сегодня в офисах сосуществуют две основные тенденции: желание оградить свою рабочую зону и потребность в эффективном взаимодействии сотрудников».
Мобильные стеклянные офисные перегородки и округлые, окружающие сотрудника формы столешниц помогают решить проблему: они создают впечатление защищенности и не препятствуют деловому общению. Можно отметить, что наибольшей популярностью в мире пользуется организация пространства по принципу open space, будь то бескомпромиссный американский или более мягкий и художественно привлекательный европейский стиль. Впрочем, и кабинетно-коридорную систему, пришедшую из советского прошлого, нельзя полностью сбрасывать со счетов: для некоторых юридических или банковских услуг отдельные кабинеты просто необходимы. Важные мелочи «Основных каналов обеспечения канцтоварами два: через розничные магазины и через фирмы, занимающиеся корпоративным обслуживанием. Последние обычно располагают собственными каталогами или заимствуют таковые у фирм-производителей. Для крупных корпоративных клиентов, безусловно, предпочтительнее использовать корпоративный канал, так как заказ можно сделать по электронной почте, в режиме онлайн, по телефону или вызвать представителя к себе в офис.
Такие фирмы, как правило, предоставляют услугу доставки до дверей заказчика. Мелким клиентам можно только посоветовать ходить по магазинам», — рассказывает директор департамента канцелярских товаров компании «Топ-книга» Оксана Попехина. По ее данным, средней компании на стандартное оснащение рабочего места канцелярскими товарами приемлемого качества вполне достаточно 300–400 рублей в год, не считая офисной бумаги, на которую приходится большая часть расходов. Сегодня на рынке присутствует и более дорогая канцелярская продукция европейских и японских брендов. Использование дорогих канцтоваров — исключительно вопрос престижа. Чай, кофе, потанцуем Необходимость возможности попить чайку в рабочее время не вызывает сомнений даже у работодателей. Алексей Фарафонтов рассказал, что во всех новых офисах банка обязательно предусмотрено наличие кулера, а в офисах VIP-обслуживания — кофемашина.
По мнению Татьяны Корогодиной, чашка чая или кофе на столе уже уходит в прошлое, чаепитие за рабочим столом сегодня считается дурным тоном. «Наличие мини-баров или зонирование офисных площадей позволяют сделать десятиминутный кофе-брейк, не засоряя пространство офисного стола, а маленькие паузы способствуют более плодотворной работе сотрудников», — считает она. Решения работодателей простираются от банальной закупки чая в пакетиках и растворимого кофе в банках до установки аппаратов по приготовлению горячих напитков или кофемашин. «Кофейный аппарат создает в офисе особую атмосферу, причем не только и не столько для сотрудников, сколько для посетителей. Это важно для компаний, привлекающих большое количество клиентов на рынках с высокой конкуренцией, например, в недвижимости или банковской сфере.
Наши клиенты, установившие кофейные аппараты, отмечают, что сотрудники стали меньше отлучаться с рабочих мест», — рассказал директор ООО «Сибмаркетингсервис» Иван Просеков. Если человек с удовольствием идет утром на работу, это во многом обусловлено удобством рабочего места. Не менее важны в создании атмосферы офиса комфорт и доброжелательность сотрудников. «Клиент — это гость, и от посещения нашего офиса у него должно остаться ощущение, что он побывал в гостях у друзей, получил все необходимые ему банковские услуги, а в его сердце осталось ощущение, что сюда можно приходить еще не один раз, и тебя всегда правильно поймут и душевно обслужат», — говорит Алексей Фарафонтов. По мнению Григория Кужелева, красивый и гармоничный офис рождается в позитивной атмосфере сотрудничества и отражает царящий в компании истинно командный дух; такое пространство способствует расцвету бизнеса.